Hvordan øke svaroppslutningen på medarbeiderundersøkelser
Vi får ofte spørsmål om hva som er en bra oppslutning på medarbeiderundersøkelser. Svaret er enkelt, for å sikre at svarene reflekterer holdningene til hele organisasjonen bør oppslutningen være så høy som mulig. Hva som er en tilfredsstillende, god eller for lav oppslutning kommer litt an på hvem du spør, hvilken bransje det er snakk om samt kulturen i virksomheten som måles.
Enkelte forskere hevder at ved lavere enn 50 % svaroppslutning kan man være ganske sikker på at resultatene ikke reflekterer organisasjonens synspunkter, mens andre legger lista litt høyere og opererer med både 60 % og 70 % oppslutning som sine grenser for hva som er en god svaroppslutning. Vår erfaring tilsier at det med godt forarbeid og ved å følge noen enkle tips er fullt mulig å oppnå svaroppslutninger på 80-90 % eller mer, også i store organisasjoner.
Nedenfor følger en liten sjekkliste(som ikke er ment å være komplett) for hvordan du kan oppnå høyere svaroppslutning i din organisasjon neste gang dere gjennomfører en medarbeiderundersøkelse.
1. Informér om undersøkelsen
For at så mange som mulig skal svare er det viktig at dere gir de ansatte god informasjon om undersøkelsen i forkant. Informasjonen bør som et minimum inneholde:
- Når undersøkelsen kommer
- Hvordan undersøkelsen gjennomføres (web, papirskjema etc.)
- Hvorfor undersøkelsen gjennomføres og hva resultatene skal brukes til
- Når og hvordan resultatene skal presenteres
2. Gi undersøkelsen legitimitet
For å gi undersøkelsen legitimitet er det viktig å synliggjøre at undersøkelsen har støtte hos virksomhetens ledelse. En måte dere kan gjøre dette på er å få en kort notis fra daglig leder eller administrerende direktør som understreker hvorfor man gjennomfører undersøkelsen, hva resultatene skal brukes til og hvorfor det er viktig med høy svaroppslutning. Har din virksomhet tillitsvalgte eller fagforeninger som er representert på arbeidsplassen er det og en god ide å få disse ”med på laget” og til å komme med en oppfordring til å svare på undersøkelsen.
3. Klargjør prinsippene for konfidensialitet på forhånd
Dersom de ansatte i din bedrift er usikre i forhold til om svarene de avgir er konfidensielle kan dette redusere undersøkelsens verdi, både i form av lavere svaroppslutningen og fordi mange i slike tilfeller vegrer seg for å svare ”dønn ærlig”. Ved å velge en ekstern leverandør av både datainnsamling og rapportering fjerner dere effektivt mye av denne usikkerheten, men vær nøye på at leverandøren kan redegjøre for både rutiner og prinsipper for konfidensialitet samt at den kan fremlegge en ”konfidensialitetsgaranti” som dere kan bruke i informasjonsarbeidet deres internt. Hvis mulig kan det være greit å velge en leverandør som har fått gjennomgått sine rutiner av Datatilsynet og som selv uoppfordret fremlegger en databehandleravtale. Dersom dere selv skal gjennomføre en medarbeiderundersøkelse er det viktig at dere kan redegjøre for og dokumentere ovenfor de ansatte hvordan programvaren dere bruker ivaretar dine ansattes konfidensialitet, er du i tvil om hvordan dette er for den programvaren dere bruker anbefaler vi at du tar kontakt med leverandøren av programvaren. Å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse hvor konfidensialiteten ikke ivaretas vil redusere verdien dere har av undersøkelsen betraktelig og kan i verste fall virke mot sin hensikt.
4. Ha lederne på din side
Vel så viktig som å informere godt på forhånd er det at du har lederne i organisasjonen på din side. Får du dine avdelingsledere til å være ambassadører for undersøkelsen har du kommet langt på vei for å sikre en høy svaroppslutning. Det er viktig at dine ledere både informerer om undersøkelsen i forkant, oppfordrer sine ansatte til å svare og at de er tydelige på hvordan man ønsker å bruke resultatene fra undersøkelsen.
5. Oppfordre de ansatte til å svare på undersøkelsen i arbeidstiden
Normalt vil dere oppnå en høyere svaroppslutning dersom det å besvare på undersøkelsen ses på som en naturlig del av arbeidet. Dette oppnår dere enklest ved å oppfordre de ansatte til å bruke arbeidstiden til å svare på undersøkelsen.
6. Følg med underveis og send målrettede påminnelser
Dersom det er mulig bør dere velge en leverandør eller programvare som lar dere følge med på svaroppslutningen underveis, aller helst bør dere ha løpende tilgang til svaroppslutningen pr. avdeling slik at eventuelle avdelinger som ”henger etter” kan identifiseres. Det kan ofte være vel så effektivt å informere lederen i en avdeling med lav oppslutning om dette og be vedkommende oppfordre sine medarbeidere til å svare, som det er å sende ut påminnelser på e-post.
7. Bruk resultatene!
All erfaring viser at dersom dere er flinke og samvittighetsfulle til å følge opp resultatene og implementere tiltak med bakgrunn i undersøkelsen, så vil dere lettere oppnå en høyere svaroppslutning neste gang dere skal gjennomføre en medarbeiderundersøkelse. Resultatrapporter som ”havner i skuffen” vil nesten uten unntak bidra til at dere får en mye større oppgave med å oppnå en tilfredsstillende svaroppslutning senere